Persiapan Awal Pameran

Persiapan Awal

Tata Laksana Kegiatan Pameran

Tata laksana pameran sebenarnya meliputi beberapa kegiatan yang ahrus dilalui oleh semua panitia. Panitia dalam hal ini adalah penentu utama dalam suksesnya sebuah kegiatan. Panitia menjadi penggerak utama dalam kegiatan. Bahkan tanpa panitia semua kegiatan tidak akan mungkin berjalan. Kegiatan harus ada panitia untuk mengurusinya. Intinya yang paling prinsip dalam sebuah kegiatan pameran adalah panitia.

Hampir semua harus ada panitia, entah namanya panitia atau gerombolan, atau paguyuban dan lain sebagainya, namun intinya adalah sekelompok orang yang berkumpul, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Kesuksesan sebuah kegiatan akan bisa diraih setiap orang dengan tujuan sama yaitu sukses kegiatan.

Maka dalam hal ini akan kita ulas kembali bagaimana tata laksana Kegiatan pameran didasarkan pada tahapan-tahapan pameran;

Persiapan awal

Pengertian persiapan awal adalah kegiatan menyiapkan segala sesuatunya sebelum lebih jauh masuk pada pelaksanaan kegiatan, atau biasa kita katakan perencanaan kegiatan. Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan dalam persiapan awal adalah:

1. Pengorganisasian. Organisasi kepanitiaan bertugas mengatur dan mengelola sumber daya yang ada dan bekerjasama dengan anggota panitia yang lain. Disana harus ada panitia beserta tugas-tugasnya Dengan tugas tersebut diharapkan personil panitia bisa bekerjasama dengan kepanitiaan yang lain yang tentunya ada kaitannya dengan tugas panitia yang lain. Misalnya Bendahara akan selalu bekerja sama dengan sekretaris untuk mengetik dan mengadministrasikan keuangan masuk maupun keluar. Seksi dekorasi akan bekerjasama dengan seksi pengumpulan karya dan seksi perlengkapan untuk menata ruang pameran, dan masih banyak lagi. Hampir dipastikan masing-masing personil panitia akan selalu bekerjasama  dengan personil panitia yang lain. 
2. Pembuatan Proposal. Jika kita ditanya mengenai pengertian proposal, Maka kita bisa menjawab bahwa pengertian proposal adalah gambaran menyeluruh mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan. Sebab didalam proposal terdapat judul, latar belakang kegiatan, hari tanggal pelaksanaan, schedule kegiatan susunan panitia sampai pada penutup dan lampiran-lampiran. Semua terangkum dalam proposal. Sebenarnya keguanaan proposal adalah panduan secara global terhadap kegiatan pameran. Proposal ini biasanya digunakan untuk meminta persetujuan dari kepala madrasah untuk melaksanakan kegiatan pameran di sekolah. Jadi Proposal merupakan barang bukti kalau kegiatan pameran di sekolah telah disetujui. Dan tentunya kepala sekolah atau kepala madrasah yang menyetujui tersebut ikut terlibat dalam kegiatan pameran untuk menjadi penanggung jawab utama atau menyeluruh terhadap kegiatan pameran di sekolah maupun madrasah. 
3. Penentuan Tema. Menentukan sebuah tema harus dimusyawarahkan dengan personil panitia yang lain guna mendapatkan persetujuan. Masing-masing personil berhak untuk mengeluarkan pendapatnya untuk mengusulkan tulisan yang tepat untuk tema pameran saat itu. Momen apa yang baru terjadi pada saat pameran, ini bisa menjadi pijakan pertama untuk mengusulkan tema yang bakalan diusung. Simple tepat sasaran. Contoh tema yang simple dan umum dipakai " Dengan kegiatan pameran karya seni rupa diharapkan mampu meningkatkan kreatifitas siswa". 
4. Penyusunan Rencana Kerja. Rencana kerja adalah target kegiatan yang akan dilalui secara urut. Rencana kerja berisi kegiatan yang akan dicapai mulai dari awal sampai akhir kegiatan. Hal ini akan diwujudkan dengan adanya jadwal kegiatan, atau jadwal kerja. Dalam jadwal kegiatan berisi No, hari tanggal, Nama kegiatan, Waktu pelaksanaan, penanggung jawab, keterangan. Untuk menyusun jadwal perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: Pertama
   Kapan Pameran dilaksanakan, Kedua ; Seksi apa saja yang dilibatkan dalam kegiatan tersebut, Ketiga adalah Kapan pembuatan brosur, poster, spanduk katalog dibuat, Keempat, Kapan gladi bersih dilaksanakan, Kelima ;Kapan Penutupan pameran, dan bagaimana pengemasan karya yang selesai dipamerkan.
5. Menentukan tempat pameran. Dalam menentukan tempat pameran yang harus diperhatikan adalah mencari tempat yang nyaman, strategis, dan mudah dijangkau. Ruang nyaman, bukan berarti harus ber AC namun diatur dengan longgar, jika cuaca panas sebaiknya dilengkapi AC atau kipas angin, perlengkapan utama seperti toilet juga akan mendukung kenyamanan ruang pameran.